Como lidar com as adversidades do comércio exterior

No artigo de hoje vamos explicar sobre uma ferramenta que pode revolucionar a forma como você gerencia as situações que ocorrem durante sua rotina. 

Estamos falando da metodologia FCA e, não, não estamos falando sobre Incoterms®2020, se foi isso o que você pensou. 

Esta metodologia é extremamente útil para realizar análises mais profundas de algum problema que foi constatado e, também, uma excelente forma de encontrar as soluções mais indicadas.

Entendendo FCA

Esta importante ferramenta é a sigla para Fato, Causa e Ação. 

Seu nome evidencia bem quais são as etapas de análise que são abordadas e como esta ferramenta se propõe a promover as melhorias.

A origem da metodologia FCA está muito ligada às práticas de gestão de qualidade e métodos do modelo de gestão Toyota que é de onde derivam outras técnicas mais utilizadas como 5S, Círculos de Controle da Qualidade e a Just in Time.

Fato

A primeira etapa da FCA está ligada à constatação de um problema que precisa ser solucionado. 

À esta constatação dá-se o nome de Fato, e precisa ser direto, objetivo, de preferência com dados que o reafirme, que seja algo indiscutível, um fato.

Digamos que ao analisar os indicadores do último quarter, você como gerente de comércio exterior da empresa percebeu que o custo dos insumos importados aumentou 15% em relação aos quarters passados.

Apesar deste exemplo já ter sido descrito de maneira clara, nem sempre é simples encontrar os Fatos ao se realizar a análise de indicadores da área. 

Além disso, para que se consiga enxergar a questão com maior clareza, sem a poluição de outras informações de cunho mais pessoal ou derivadas, é indicado então realizar perguntas inteligentes para a melhor delimitação possível do fato constatado: 

O que está acontecendo? 

Os custos de importação aumentaram.

Quando os custos de importação aumentaram?

No último quarter

Quanto os custos de importação aumentaram?

15%

Como os custos de importação aumentaram? 

Gradualmente, em torno de 5% ao mês

Onde os custos de importação aumentaram?

Na armazenagem alfandegária.

Neste exemplo, o gerente de comex verifica então qual foi o fato ocorrido e o descreve para aplicação das técnicas das etapas posteriores.

Causa

Na etapa de Causa, é possível então se aprofundar no problema e entender com maiores detalhes qual foi o fato gerador da questão percebida.

Nesta etapa do FCA, é utilizado uma importante técnica de investigação de problemas chamada de método 5-why ou 5 porquês.

Método 5-why

O objetivo do método 5-why é chegar até a raiz do problema através de, no mínimo 5 perguntas direcionadas sucessivas sobre o Fato descrito na etapa anterior

Voltemos ao exemplo:

Por que os custos de armazenagem aumentaram em 15% no último quarter?

Porque tivemos que utilizar um outro terminal para realizar a desova e fiscalização da Receita Federal.

Por que utilizamos outro terminal? 

Porque era o mais próximo ao porto onde os insumos foram desembarcados.

Por que utilizamos outro porto? 

Porque o custo com frete internacional para o porto que usamos normalmente estava mais alto que o normal.

Por que o custo do frete internacional aumentou para este porto?

Porque compramos os insumos de um fornecedor que fica em outro continente.

Por que trocamos de fornecedor de insumos?

Porque eles possuíam melhores preços de mercadoria para este período e iríamos reduzir os custos do setor.

Veja que neste exercício de perguntas e respostas, chegamos rapidamente à constatação que o problema era o aumento do custo de armazenagem, mas a causa dele foi a troca de fornecedor visando justamente a redução de custos que acabou não se concretizando. 

Se fossemos mais além, possivelmente seria percebido problemas de gestão por conta desta alteração não ter sido melhor estudada antes de ocorrer, entre outros fatores.

Outro ponto importante é que no método 5-why, a quantidade de perguntas é apenas uma sugestão, podendo se realizar quantas perguntas forem necessárias para se chegar a causa real do problema.

Ação

Após identificada a causa raiz do problema, é importante estudar quais as saídas mapeadas possíveis para a então resolução.

Antes de voltarmos ao nosso exemplo do aumento de custos de importação, é importante entender em qual dos três tipos de categorias de solução a ação tomada irá se enquadrar.

Remoção da causa

Dependendo de qual for o tipo de problema encontrado, a resposta da empresa poderá ser a extinção do fator que o está causando.

Por exemplo, se a causa de um problema de vendas no time for a falta de capacitação, o treinamento do time de vendas remove a causa que foi encontrada.

Dentre os cenários, esse é o mais simples e o mais fácil de se resolver.

Redução ou eliminação dos efeitos

Há situações que causam problemas para a empresa que é impactada diretamente, porém não é possível remover esta causa. 

É o exemplo de um problema econômico como o aumento do preço dos combustíveis, por exemplo.

Trata-se de questões que fogem do controle da empresa e já que não podem ser eliminadas, devem ser minimizadas.

Digamos que no exemplo que utilizamos dos custos com armazenagem, se a causa constatada para o aumento do preço do frete internacional fosse o combustível, naturalmente não haveria uma ação ligada a eliminação desta causa, mas poderiam ser encontradas soluções para reduzir os impactos deste problema.

Compensação dos efeitos

Nos cenários de causas, esta é sem dúvidas a menos desejada. 

Trata-se de causas em que nada pode ser feito para reduzir os prejuízos, como por exemplo uma ação jurídica perdida pela empresa que precisará arcar com custos além do estimado.

Para situações deste tipo, as ações que irão ser encontradas são saídas para compensar o prejuízo tomado, como forma de cobrir os custos e desgastes. E servindo para gerenciar futuros riscos, otimizar a operação e aplicar melhor investimentos. 

E então, o que achou da metodologia FCA? 

A AGL Cargo possui essa metodologia como compromisso, sempre analisando fatos e adversidades do comex, suas causas e definição de uma ação corretiva.