Como aplicar melhoria contínua no Comércio Exterior? 

Como aplicar melhoria contínua no Comércio Exterior? 

Assim como a linha de produção de uma fábrica, cada etapa de um processo de importação ou exportação precisa ser executada de forma precisa, a fim de garantir o cumprimento de prazos e excelência na etapa seguinte. Para que isso aconteça podemos aplicar os conceitos da melhoria contínua no Comércio Exterior, independentemente do tamanho da empresa ou da operação que está sendo realizada. 

O cenário do transporte internacional tem nos mostrado o quão complexas são as operações dentro do Comércio Exterior, nas quais inúmeros players interagem entre si com um propósito comum: transportar a carga do ponto A ao B no menor tempo e custo possível, sem comprometer a segurança e cumprindo todas as exigências da legislação vigente. 

Discutiremos a seguir um pouco mais sobre esse tema e como ele pode te auxiliar na sua produtividade. 

O que é melhoria contínua no comércio exterior? 

Como o próprio nome sugere, a melhoria contínua consiste em aprimorar de maneira constante as atividades relacionadas à produtividade, ao desempenho de uma equipe e a produtos e serviços. 

 

Pode-se dizer que é uma cultura organizacional, visto que ela é aplicada de forma contínua. Em outras palavras, ela cria um ambiente de oportunidade, no qual sempre haverá espaço para questionar e identificar novas práticas com baixo custo e eficiência. 

Quais as principais ferramentas de melhoria contínua? 

Para adotar o conceito de melhoria contínua no Comércio Exterior é relativamente simples com o auxílio de ferramentas existentes e que auxiliam nessa tarefa, como veremos a seguir: 

Matriz Basic 

Resumindo: Matriz Basic é uma ferramenta utilizada para priorizar a resolução dos problemas existentes. 

Para isso são utilizados alguns critérios, por exemplo o benefício, o investimento e a operacionalidade 

PDCA 

A sigla PDCA vem das palavras em Inglês plan, do, check & act, que traduzidos literalmente significam: planejar, fazer, analisar e agir. 

Identificado o problema, utiliza-se essa ferramenta para detalhar a causa da dificuldade e organiza-se um plano de ação, com o intuito de solucionar a questão. 

Kaizen 

Em sua tradução literal, essa palavra japonesa remete a “melhoria”. Ou seja, trata-se de uma ferramenta de planejamento que abrange desde a diretoria da empresa até o time operacional. 

Para que se obtenha sucesso, ao utilizar o Kaizen, é necessário o apoio e engajamento de toda a companhia. 

Lean Thinking 

Essa ferramenta propõe um conceito de “pensamento enxuto”, livre de desperdícios, focando no resultado. Em outras palavras, gasta-se energia e esforços na criação de valor, reduzindo passos desnecessários ao longo do processo. 

Six Sigma 

Seguindo o mesmo objetivo de otimizar processos, o Six Sigma está voltado para a análise da qualidade do processo produtivo ou da prestação de serviço. Com base em dados, ajuda a mensurar a eficiência das atividades realizadas. 

BSC 

O Balanced Scorecard (BSC) é uma ferramenta relativamente nova, que tem como objetivo alinhar o planejamento estratégico da empresa com as ações do dia a dia. Ela visa simplificar o resultado que se deseja alcançar para todos os envolvidos por meio de indicadores de desempenho definidos de forma simples e direta. 

De forma geral essas ferramentas são utilizadas na implementação de melhorias no ambiente industrial, mas não há regras limitando a sua utilização em outros ambientes e departamentos. 

Por focar na qualidade e potencialização dos resultados, essas são algumas das ferramentas mais comuns, que podem ser utilizadas na melhoria contínua no Comércio Exterior. 

Por que implementar melhoria contínua no Comércio Exterior? 

O Comex por si só exige muito planejamento e conhecimento específico. Entretanto, todos esses cuidados podem não ser suficientes para prevenir problemas e custos adicionais decorrentes da perda de prazos e burocracias do processo de despacho aduaneiro. 

 

A implementação da melhoria contínua no Comércio Exterior auxilia de maneira muito eficiente na previsibilidade de cenários de importação e exportação, além dos riscos de atraso e multas, permitindo que o importador realize todos os ajustes necessários. 

Quais as etapas para implementar a melhoria contínua no Comércio Exterior? 

Como falamos anteriormente, no Comércio Exterior há tarefas complexas a serem realizadas por departamentos específicos, como: 

• a classificação fiscal – realizada pelo time de Customs; 
• o controle e recolhimento de tributos – feito pelo time Fiscal; e 
• o controle do lead time logístico – feito pelo time operacional que coordena embarques. 

Além disso ainda pode-se mencionar a área de negócios, que fecha acordos comerciais com parceiros. Enfim, cada setor exerce uma função vital, cuja existência e sucesso influencia significativamente o resultado. 

Por esse motivo é importante analisar e considerar a possibilidade de implementar a melhoria contínua, por meio de algumas etapas que discutiremos abaixo: 

Entenda como funciona a sua empresa 

Pode parecer óbvio em um primeiro momento, mas como exemplificado acima, é necessário compreender o papel de cada departamento, bem como os processos que são realizados ali diariamente. 

Como parte do planejamento inicial, será necessário identificar os pontos de melhoria, assim como as boas práticas. 

Padronize as atividades cotidianas e documente tudo 

Apesar da tradicional complexidade do Comércio Exterior, há atividades que podem ser padronizadas com o objetivo de aprimorar a qualidade e facilitar a rastreabilidade da informação. 

Dentro disso é possível, por exemplo, documentar os procedimentos e utilizar ferramentas gratuitas de follow-up para integrar os departamentos, gerando visibilidade para todas as partes envolvidas no processo de importação/exportação. 

Avalie periodicamente os resultados obtidos 

Essa é uma das etapas principais, pois ao avaliar periodicamente os resultados há a possibilidade de identificar se as melhorias propostas estão sendo efetivadas e gerando resultados. 

 

A análise dos resultados pode ser facilitada com a implementação de KPIs (Key Performance Indicator), que são comumente utilizados para medir a performance de forma quantitativa. 

Como exemplo de KPIs podemos citar: green light on time, transit time acordado x realizado, tempo médio gasto no desembaraço aduaneiro, custo logístico, entre outros. 

Acompanhar as ações, ajustar e propor novas melhorias 

Para que a melhoria contínua no Comércio Exterior ocorra de forma eficaz, a análise do desempenho obtido versus os dados do cenário anterior (antes da implementação das melhorias) deve ser constante. 

Essa comparação, além de ajudar a medir a evolução, também proporciona o ambiente ideal para enxergar pontos de ajustes e sugerir novos pontos de melhorias. 

Conclusão 

Ao longo do tempo testemunhamos a implementação de melhorias significativas que tornaram os procedimentos e processos mais fluídos. Ainda assim, ao analisarmos detalhadamente é possível concluir que há espaço para aprimoramentos. 

A melhoria contínua no Comércio Exterior faz parte do cotidiano da AGL, uma vez que ela não pode ser ignorada. 

E você, já participou de algum processo de implementação de melhoria contínua? O que achou do conteúdo? Compartilhe conosco as suas experiências.